Obowiązki pośrednika w obrocie nieruchomościami związane z przetwarzania danych Klienta na podstawie ustawy AML

Art. 2 ust. 1 pkt. 18 – katalog instytucji obowiązanych

Instytucjami obowiązanymi są […] pośrednicy w obrocie nieruchomościami.

Oznacza to, iż pośrednik w obrocie nieruchomościami został włączony do systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i zwalczania terroryzmu, ma zatem określone obowiązki wynikające z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Art. 2 ust. 2 – definicje pojęć

Ilekroć w ustawie jest mowa o:

beneficjencie rzeczywistym – rozumie się przez to osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna

kliencie - rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze, lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną

transakcji – rozumie się przez to czynność prawną lub faktyczną, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawną lub faktyczną dokonywaną w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych;

transakcji okazjonalnej - rozumie się przez to transakcję, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych

Art. 33 ust. 1 – obowiązek instytucji do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego

Instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego

Oznacza to, iż pośrednik w obrocie nieruchomościami ma OBOWIĄZEK stosować wskazane w ustawie AML środki bezpieczeństwa finansowego.

Art. 34 – katalog środków bezpieczeństwa finansowego

Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:
1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu: a) weryfikacji jego tożsamości,

b) ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;

Instytucje obowiązane, […] identyfikują osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.

Oznacza to, że pośrednik ma nie tylko prawo, ale ustawowy OBOWIĄZEK weryfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości, od którego nie może się uchylić.

4. Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.

Art. 36 - identyfikacja klienta, beneficjenta

1. Identyfikacja klienta polega na ustaleniu w przypadku:

osoby fizycznej:
1. imienia i nazwiska,
2. obywatelstwa,
3. numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
4. serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
5. adresu zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
6. nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;
osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:

a) nazwy (firmy),

1. formy organizacyjnej,
2. adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
3. NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
4. danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Art. 37 – weryfikacja tożsamości

Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Art. 39 ust. 1 - zastosowanie środków przed nawiązaniem stosunków gospodarczych

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego następuje przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.

Art. 41 ust. 1 – postępowanie na wypadek braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa

W przypadku gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, […]:

nie nawiązuje stosunków gospodarczych;
nie przeprowadza transakcji okazjonalnej;
nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;

4) rozwiązuje stosunki gospodarcze.

W przypadku, gdy Klient odmówi podania danych wskazanych w art. 36 lub odmówi okazania dokumentu tożsamości, Pośrednik ma OBOWIĄZEK odmówić zawarcia umowy.

Podstawą przetwarzania powyższych danych na gruncie RODO jest art. 6 ust. 1 lit c) – przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Pośrednik, by wypełnić obowiązki z ustawy AML musi pobrać od Klienta szereg danych.

Co to oznacza w praktyce?

Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2018 poz. 723, ) wymaga od Przedsiębiorcy Kołodziejczyk Nieruchomości każdorazowego dokumentowania czynności związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami jest zobowiązany do identyfikacji potencjalnego klienta na podstawie ważnego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość .

Każda aktywność klienta związana z podpisaniem dokumentów w obecności Pośrednika- Kołodziejczyk Nieruchomości lub agenta wykonującego czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami na jego rzecz musi być poprzedzona weryfikacją tożsamości (potwierdzenie prezentacji nieruchomości lub umowa pośrednictwa).

O konieczności przeprowadzenia procedur związanych z realizacją ustawy AML każdy potencjalny klient Kołodziejczyk Nieruchomości jest informowany przed wykonaniem jakiejkolwiek czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

Odmowa umożliwienia Pośrednikowi- Kołodziejczyk Nieruchomości lub agentowi wykonującemu czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami na jego rzecz jest równoznaczna z brakiem możliwości prezentacji nieruchomości lub podpisania umowy pośrednictwa.

Identyfikacja klienta lub potencjalnego klienta obejmuje w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - ustalenie i zapisanie:
imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu klienta, rodzaju oraz numeru dokumentu tożsamości,
numeru PESEL lub daty urodzenia w wypadku braku numeru PESEL;
w przypadku cudzoziemca - numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość (paszportu lub np. karty pobytu).

W przypadku kiedy zajdą uzasadnione wątpliwości co do prawdziwości dokumentu potwierdzającego tożsamość Klienta lub zawartych w dokumencie danych Pośrednik lub Agent działający na jego rzecz ma prawo odmówić wykonania usługi pośrednictwa lub żądać innego dokumentu potwierdzającego tożsamość .

Pośrednik lub agent firmy Kołodziejczyk Nieruchomości zobowiązany jest ustawowo do ustalenia czy potencjalny klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowiska polityczne i w związku z tym odbiera pisemne oświadczenie o zajmowaniu eksponowanego stanowiska politycznego.
W sytuacji gdy potencjalny klient jest osobą prawną Pośrednik lub agent odbiera oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym.

Agent biura Kołodziejczyk Nieruchomości zobowiązany jest do przekazywania bezpośrednio Pośrednikowi (Anicie Kołodziejczyk) informacji o zachowaniach klienta i proponowanych rozwiązaniach finansowych sprzedaży, kupna lub najmu i wynajmu, które zgodnie z wewnętrzną procedurą biura Kołodziejczyk Nieruchomości, a w odniesieniu do Ustawy AML uznać należy za podejrzane.

Zgodnie z wewnętrzną procedurą biura Kołodziejczyk Nieruchomości każdy agent zobowiązany jest odmówić przeprowadzenia transakcji okazjonalnej nawet jeśli proponowana transakcja okazjonalna opiewałaby na kwotę niższą niż równowartość 15000 euro jaka wskazana jest w Ustawie.

Firma Kołodziejczyk Nieruchomości oferuje wykonanie usługi pośrednictwa wyłącznie na podstawie zawartej uprzednio umowy pośrednictwa i wszystkie podjęte przez Kołodziejczyk Nieruchomości działania związane są ze stosunkami gospodarczymi określonymi w umowie pośrednictwa zawartej z klientem.

Naruszenia w przestrzeganiu zapisów Ustawy AML skutkują natychmiastowym zerwaniem współpracy z Agentem i nie wykluczają dalszych działań ze strony Pośrednika-Przedsiębiorcy jeśli w wyniku zaniedbań jakich dopuści się Agent dojdzie do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej lub finansowej Pośrednika (przez organ kontrolny- GIIF ).

Nadzór nad przestrzeganiem procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu w biurze Kołodziejczyk Nieruchomości pełni Anita Kołodziejczyk, która przeszła wymagane szkolenie w zakresie procedur AML.